Instytucja kary umownej jest znana większości przedsiębiorców. Jest to instrument, który funkcjonuje w umowach pojawiających się praktycznie we wszystkich dziedzinach działalności gospodarczej. Skąd jednak wiedzieć czy kara umowna wskazana w kontrakcie jest ważna? Czy karę umowną można zawsze zastrzec ? Czy kara należy się również wtedy, gdy nie powstała szkoda? Poniżej przedstawiam praktyczne wskazówki, jak poruszać się w gąszczu klauzul kontraktowych dotyczących kar umownych oraz jak zabezpieczyć swój interes biznesowy w ramach postanowień umowy.

Podstawa prawna

Karę umowną reguluje art. 483 i następne kodeksu cywilnego, który brzmi: „Można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna).Dłużnik nie może bez zgody wierzyciela zwolnić się z zobowiązania przez zapłatę kary umownej.” Należy jednak pamiętać, że oprócz przepisów ustawowych zostało wydanych wiele orzeczeń sądowych, które mają bardzo praktyczny walor w zakresie funkcjonowania kary umownej. Co powinien wiedzieć przedsiębiorca po zapoznaniu się z wyżej wymienionym przepisem?

Kiedy kara umowna obowiązuje?

Podstawą żądania zapłaty kary umownej jest odpowiednie postanowienie umowne. Sam fakt istnienia postanowień regulujących karę umowną w kodeksie cywilnym nie uprawnia żadnej ze stron umowy do żądania zapłaty kary. Jeżeli nie zastrzeżono kary umownej w kontrakcie, to nie skonkretyzuje się obowiązek zapłaty kary umownej. Dlatego tak istotnym jest przeanalizowanie przed zawarciem danej umowy czy chcemy mieć możliwość żądania zapłaty kary umownej od kontrahenta, a po drugie za jakie zachowania bądź zaniechania chcielibyśmy taką karę zastrzec. Dlatego w pierwszej kolejności należy zawsze zidentyfikować ryzyka kontraktowe tzn. przewidzieć jakie sytuacje mogą wystąpić w przyszłości, które z nich mogą powodować negatywne konsekwencje, w szczególności finansowe. Istotne będzie również to, jakie sami mamy zobowiązania umowne oraz to, czy ryzyko niewykonania umowy przez nas jest większe czy mniejsze niż ryzyko niewykonania umowy przez naszego kontrahenta. Jeżeli to na nas spoczywa obowiązek wykonania usługi, czy dostawy towarów, a głównym zobowiązaniem naszego kontrahenta jest zapłata należnego wynagrodzenia to dodawanie kar umownych nie zawsze będzie właściwe. Co więcej, nasz kontrahent może zechcieć wyrównać pozycję kontraktową stron i doda kary umowne za niewykonanie ciążących na nas zobowiązaniach, co de facto może doprowadzić do pogorszenia pozycji kontraktowej.

Czy można zastrzec karę umowną za brak zapłaty wynagrodzenia ?

Oczywistym jest, że zapłata wynagrodzenia jest głównym zobowiązaniem stron, a brak terminowego regulowania należności powoduje negatywne konsekwencje i wpływa na płynność finansową przedsiębiorcy nawet jeżeli opóźnienie w zapłacie jest niewielkie. Dlatego stosunkowo często zdarza się, że strony dodają karę umowną na wypadek braku terminowej zapłaty wynagrodzenia lub niewykonania innych zobowiązań o charakterze finansowym. Natomiast wyraźnego podkreślenia wymaga, że kary umownej nie można w takiej sytuacji zastrzec skutecznie, ponieważ z art. 483 kc wyraźnie wynika, że karę umowną można ustanowić jedynie w razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego. Dlatego tak istotne jest właściwe sformułowanie dotyczące kary umownej.

Przykład: Strony zawarły umowę najmu powierzchni usługowej na czas określony. Z uwagi na trudną sytuację gospodarczą wywołaną pandemią Najemca opóźnia się z zapłatą, a nadto chciałby wypowiedzieć umowę, czego jednak nie może uczynić. Strony zawierają porozumienie, w którym ustalają, że jeżeli do określonego dnia Najemca ureguluje zaległości wynikające z czynszu i opróżni lokal to Wynajmujący wyrazi zgodę na rozwiązanie umowy. W porozumieniu widnieje klauzula, z której wynika, że jeżeli Najemca nie wywiąże się z zobowiązań wskazanych w porozumieniu to zapłaci karę umowną w kwocie 5 tys zł. w związku z zaległościami za rok 2020 r. a umowa będzie obowiązywać nadal.

W takim przypadku kara umowna będzie nieważna, ponieważ byłaby to kara za niewykonanie zobowiązania pieniężnego, a taka jest niedopuszczalna. Jeżeli Wynajmujący w inny sposób określiłby zasady rozwiązania umowy i w inny sposób określiłby kolejność postępowania to kara umowna mogłaby okazać się skuteczna. Odpowiednie sformułowanie dot. kar umownych ma istotne znaczenie.

Czy można żądać zapłaty kary umownej jeżeli nie powstała szkoda?

Bardzo popularną karą umowną w obrocie gospodarczym jest kara umowna za opóźnienie w realizacji umowy. W takich przypadkach często kara umowna naliczana jest za każdy dzień opóźnienia. Jeżeli kara dzienna jest wysoka, a opóźnienie jest nieznaczne to przedsiębiorcy często zadają sobie pytanie czy żądanie zapłaty kary umownej jest zasadne jeżeli nie powstała żadna szkoda. Niestety, polski model kary umownej uniezależnił obowiązek zapłaty kary umownej od powstania szkody. Niemniej jednak, nie oznacza to jeszcze, że nic nie można zrobić. Kodeks cywilny przewiduje możliwość żądania miarkowania kary umownej. Można również próbować rozmawiać z kontrahentem, który dobrowolnie lub w ramach negocjacji biznesowych w ramach współpracy stron odstąpi od naliczenia kary umownej. Instytucja miarkowania kary umownej zostanie szczegółowo omówiona w innej publikacji, natomiast podkreślić trzeba, że przed zawarciem kontraktu warto przeanalizować postanowienia dotyczące kar umowny i spróbować wynegocjować mechanizmy, które za krótkotrwałe opóźnienia będą przewidywać mniej dolegliwe konsekwencje, np. brak naliczania kar umownych za pierwszych kilka dni opóźnienia lub niższą wysokość kar umownych w pierwszym okresie opóźnienia. Tego typu postanowienia będą miały szczególne znaczenie w sytuacji, gdy przedsiębiorca korzysta z usług podwykonawców lub poddostawców, których zwłoka może spowodować dalsze opóźnienia w realizacji.

Podsumowując, przystępując do negocjacji postanowień umownych w zakresie kar umownych należy:

• przeanalizować ryzyka biznesowe wynikające z kontraktu oraz ustalić prawdopodobieństwo, nienależytego wykonania zobowiązań umownych przez każdą ze stron;
• zaniechać lub ograniczyć wprowadzania kar umownych w sytuacji, gdy zidentyfikowano większe ryzyko niewykonania zobowiązań umownych we własnym zakresie;
• wprowadzić kary umowne w tych przypadkach w których ustalono, że niewykonanie zobowiązań przez kontrahenta będzie miało negatywne konsekwencje, zwłaszcza finansowe. Jeżeli kary umowne nie zostaną zastrzeżone w kontrakcie, to nie będzie ich można później żądać od kontrahenta;
• zweryfikować czy kary umowne nie zostały zastrzeżone w związku z niewykonaniem zobowiązań o charakterze finansowym, a jeżeli tak, to przeformułować kary umowne w taki sposób, aby kary umowne były ważne;
• wynegocjować takie kary umowne, które będą adekwatne do wagi przewinień tj. wprowadzić mechanizmy naliczania kar, które będą przewidywały mniejsze dolegliwości finansowe za nieznaczne naruszenia zobowiązań kontraktowych.