W dniu 22 grudnia 2020 r. ogłoszona została ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2020 r., poz. 2320) (dalej jako „Ustawa”). Podstawowym założeniem Ustawy jest wyparcie tradycyjnych sposobów urzędowych doręczeń przez podmioty publiczne na rzecz doręczenia elektronicznego, polegającego na przesłaniu dokumentów do adresata jedynie w formie elektronicznej, niewymagającej żadnych pism na papierze. Ustawa zakłada również dalsze rozszerzenie dotychczasowej informatyzacji działalności podmiotów ze sfery publicznej.
Istota doręczenia elektronicznego
Ustawa stanowi, że w przypadku przesyłek wymagających potwierdzenia nadania lub odbioru, podmioty publiczne mają doręczać korespondencję online na adres do doręczeń elektronicznych adresata, gdy tylko adresat go posiada – wysyłanych do innych podmiotów publicznych, ale również do jednostek niepaństwowych. Docelowo zatem elektronicznie dostarczane będą przesyłki od wszystkich urzędów, sądów, ministerstw, komorników, agencji państwowych, ZUS, NFZ, uczelni i wielu innych podmiotów publicznych.
Obowiązek posiadania adresu elektronicznego do doręczeń
W związku z ustanowieniem w Ustawie doręczenia korespondencji w formie elektronicznej jako domyślnego sposobu, wprowadzony zostanie szeroki wymóg posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. Adres ten zobowiązane będą posiadać nie tylko podmioty ze sfery publicznej. Adres elektroniczny posiadać będą musiały również osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (m.in. adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi). Obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych obejmie również podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS (a w związku z tym – wszystkie spółki prawa handlowego, spółdzielnie, firmy ubezpieczeniowe i reasekuracyjne, instytuty Sieci Badawczej Łukasiewicz i wiele innych) oraz osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Adresy do doręczeń elektronicznych będą wpisywane do specjalnego rejestru, przy czym na ww. podmiotach spoczywać będzie obowiązek wystąpienia z wnioskiem o nadanie adresu elektronicznego.
Adres do doręczeń elektronicznych
Utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych nie polega jedynie na zgłoszeniu do rejestru już istniejącego, używanego służbowo adresu e-mail, na które urzędy wysyłałyby korespondencję. Adres do doręczeń elektronicznych będzie tworzony indywidualnie na rzecz każdego wnioskodawcy przez Ministerstwo Cyfryzacji wraz ze specjalną skrzynką do doręczeń, które będą niezależne od używanego przez zgłaszany podmiot adresu e-mail. Do odczytania korespondencji konieczne będzie wystawienie potwierdzenia odbioru wiadomości, analogicznie jak w tradycyjnych listach. W przypadku nieodebrania korespondencji w ciągu 14 dni, dokument zostanie uznany za doręczony.
Obszerna nowelizacja procedur postępowania
W związku z informatyzacją doręczeń, Ustawa przewiduje szeroką nowelizację przepisów wielu innych ustaw, szczególnie w zakresie sposobów doręczeń i wprowadzenia elektronicznej formy dokumentów jako alternatywy dla dokumentów tradycyjnych. Regulacja doręczeń elektronicznych zostanie wprowadzona między innymi do postępowania administracyjnego i przed sądami administracyjnymi, ordynacji podatkowej, postępowania cywilnego, postępowania karnego, postępowania w sprawach o wykroczenia. Ponadto w postępowaniu administracyjnym wprowadzona ma zostać możliwość jeszcze dalej idącej informatyzacji, polegającej na alternatywnym prowadzeniu i załatwianiu spraw w postaci wyłącznie elektronicznej, a nawet na załatwianiu spraw administracyjnych automatycznie (bez udziału urzędnika) oraz z wykorzystaniem wyłącznie usług online.
Terminy wejścia w życie
Ustawa wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2021 r., jednakże liczne przepisy Ustawy wchodzą w życie w innym terminie. Najważniejszym terminem dla przedsiębiorców i innych podmiotów prywatnych jest w tym zakresie 1 października 2021 r. – w tym dniu wchodzi w życie obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych, termin ten został istotnie odsunięty w czasie jedynie w stosunku do osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (innych niż adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi itp.).
Ustawa wprowadza również w stosunku do poszczególnych podmiotów publicznych różne terminy, od których podmioty publiczne danego typu muszą obligatoryjnie stosować przepisy o doręczaniu pism w formie elektronicznej (a nie jedynie stosować doręczenie elektroniczne w miarę możliwości) – przykładowo organy administracji rządowej i ich urzędy będą musiały domyślnie doręczać przesyłki elektronicznie już od 1 października 2021 r., natomiast ZUS i NFZ od 1 stycznia 2022 r.
Podsumowanie
Podsumowując, Ustawa ma na celu cyfryzację korespondencji od podmiotów publicznych, a zwłaszcza stworzenie podstaw informatyzacji postępowania przed organami władzy publicznej. Ustawa nie powinna jednocześnie wywoływać dodatkowych utrudnień po stronie podmiotów prywatnych, oprócz bezwzględnego obowiązku posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. Szczególną uwagę należy zwrócić na to, że poszczególne przepisy wchodzą w życie różnych terminach.
