Nowelizacja z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją wprowadziła nowe zasady dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym także ewidencji czasu pracy. Dotychczas przyjmowano, że ewidencję czasu pracy należy przechowywać przez 3 lata od ustania zatrudnienia chociaż na potrzeby ustalenia podstaw wymiaru emerytury lub renty mógł to być okres nawet 50 lat. Przez jaki okres powinno więc się przechowywać ewidencję czasu pracy – 3, 10 czy 50 lat?
Ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357; dalej jako „nowelizacja”) wprowadzono nowe zasady dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej, jednakże, zgodnie z art. 7 ust. 2 nowelizacji, w przypadku stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r., okresy przechowywania ustala się na podstawie dotychczasowych przepisów. Podstawę zaś przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym ewidencji czasu pracy stanowi art. 94 pkt. 9b kodeksu pracy (KP).
Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.
W przypadku pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje nowy, 10-letni okres przechowywania dokumentacji, zgodnie z treścią art. 94 pkt. 9b KP, który stanowi, że pracodawca jest obowiązany w szczególności: przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Na dokumentację pracowniczą składa się dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, w tym dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy.
Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 2019 r.
Przed nowelizacją, okres przechowywania ewidencji czasu pracy pracowników nie był wyrażony wprost. Wskazywano, że okres ten pozostaje w związku z 3-letnim okresem przedawnienia roszczeń wynikających ze stosunku pracy w związku z czym ewidencję czasu pracy powinno przechowywać się co najmniej przez 3 lata. Niemniej ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych stanowi, że płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. W związku z tym dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. należy przechowywać przez 50 lat od zakończenia stosunku pracy.
Pracownicy zatrudnieni po 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r.
Jednocześnie nowelizacja przewiduje, że okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. ulega skróceniu w przypadku złożenia raportu informacyjnego, do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony do ZUS.
Raport informacyjny to zestawienie informacji dotyczące ubezpieczonego obejmujące m.in. dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata kalendarzowe przypadające w okresie od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2018 r., datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.
Jeżeli raport informacyjny został złożony, dokumentacja może być przechowywania przez okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.
