Z zaświadczeniami spotykamy się właściwie na co dzień. Występują pod różnymi nazwami („informacja”, „świadectwo”, „pokwitowanie” itd.), często bywają mylone z innymi dokumentami, które tak naprawdę zaświadczeniami w rozumieniu Kodeksu postępowania administracyjnego nie są. Instytucja ta, będąca swoistego rodzaju odformalizowanym postępowaniem administracyjnym, istotnie oddziałuje na naszą rzeczywistość, warto więc zgłębić jej istotę.

Zaświadczenie a decyzja administracyjna

Na wstępie należy podkreślić, że zaświadczenie jest jedynie urzędowym potwierdzeniem określonych faktów lub stanu prawnego. Nie tworzy nowego stanu prawnego ani nie zmienia dotychczasowego. Jest to po prostu akt wiedzy organu administracji publicznej. Na gruncie praktycznym problem budzić może rozróżnienie zaświadczenia i decyzji administracyjnej, w szczególności decyzji deklaratoryjnej. Należy jednak wskazać, że w tym zakresie zachodzą istotne różnice – każda decyzja jest bowiem aktem woli oraz aktem stosowania prawa, który zmierzać ma do wywołania określonych skutków prawnych. Trafnie w tym kontekście wypowiedział się chociażby WSA w Bydgoszczy w wyroku z 4 lutego 2010 r. (sygn. II SA/Bd 1112/09) stwierdzając, iż „[z]aświadczenie jest aktem wiedzy, a nie woli organu i nie ma charakteru prawotwórczego. Zaświadczenie nie rozstrzyga bowiem żadnej sprawy, nie tworzy nowej sytuacji prawnej ani nie kształtuje bezpośrednio stosunku prawnego. Zaświadczeniem organ potwierdza jedynie istnienie określonego stanu na podstawie posiadanych już danych…”.

Kiedy wydaje się zaświadczenie?

Kwestię możliwości wydania zaświadczenia ustawodawca uregulował dość klarownie i precyzyjnie w art. 217 § 2 k.p.a. Przepis konstytuuje dwa przypadki, w których wydanie zaświadczenia będzie zasadne albo konieczne. Po pierwsze, zaświadczenie wydaje się, jeżeli urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa. Drugą możliwością jest ubieganie się o zaświadczenie przez osobę, która ma interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego. Wobec tego, można dedukować, że postępowanie w sprawie wydania zaświadczenia wszczynane jest wyłącznie na wniosek odpowiednego podmiotu. Organ nie może w tym zakresie działać z urzędu. Pamiętajmy jednocześnie, że istnienie interesu prawnego jest weryfikowalne, więc nie w każdym przypadku nasze żądanie musi być zrealizowane.

Treść i znaczenie zaświadczenia

Osoba ubiegająca się o zaświadczenie powinna określić treść swojego żądania. Samo zaświadczenie zawiera natomiast dane, które organ już posiada (organ nie powinien zatem dokonywać jakichkolwiek ustaleń w celu wydania zaświadczenia). Nie stoi temu na przeszkodzie art. 218 § 2 k.p.a., umożliwiający organowi przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, którego przedmiotem jest jedynie ustalenie, jakiego rodzaju ewidencje, rejestry i inne zbiory danych mogą zawierać żądane przez wnioskodawcę okoliczności i ustalenie ich dysponentów (Wyrok NSA z 14 marca 2019 r., I OSK 1223/17).

Należy zwrócić uwagę, że zaświadczenie to dokument urzędowy. Posiada więc zwiększoną moc dowodową, popartą domniemaniem prawidłowości. Nie wyklucza to jednak przeprowadzenia dowodu przeciwko informacjom zawartym w zaświadczeniu.

Instytucja stworzona dla obywatela

Zaświadczenia wydaje się na wniosek określonej osoby. Nie może dojść do sytuacji, gdzie to organ administracji publicznej żądać będzie od innego organu wydania zaświadczenia określonej treści. Możliwość takiego żądania istnieje natomiast w stosunku do obywatela. W celu ograniczenia biurokracji stworzono przy tym katalog sytuacji, w których mamy do czynienia z ograniczeniami co do żądania zaświadczeń (art. 220 k.p.a.). Chodzi przede wszystkim o sprawy, w których informacje znane są organowi z urzędu czy stosunkowo łatwo mogą być przez ten organ ustalone, bez udziału innych podmiotów.

Co w przypadku, gdy coś pójdzie nie po naszej myśli?

Jak już wspomniano, żądanie wydania zaświadczenia określonej treści nie zawsze musi być rozpatrzone pozytywnie. Kluczowy w tym kontekście jest art. 219 k.p.a., który stanowi, że odmowa wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia o żądanej treści następuje w drodze postanowienia. Wydaje się przy tym, że termin na wydanie takiego postanowienia jest zbieżny z terminem do wydania samego zaświadczenia (według art. 217 § 3 k.p.a. zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni). Na postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia przysługuje z kolei zażalenie.

Ciekawym zagadnieniem jest możliwość ewentualnego kwestionowania wydanego już zaświadczenia. Specyfika instytucji zaświadczeń uniemożliwia niestety wniesienie skargi do sądu administracyjnego, więc jedyną drogą pozostaje w takim wypadku posłużenie się inną instytucją prawną (w ramach której możliwość odwołania się do sądu będzie istnieć). Mowa chociażby o podważaniu dokumentów, których treść miała być stwierdzona w zaświadczeniu.

Kilka przykładów

Poza przypadkami indywidualnymi, w których dana osoba ubiega się o zaświadczenie, istnieje wspomniana grupa spraw, gdzie to z mocy samego prawa dochodzi do wszczęcia omawianego postępowania. Mowa tutaj np. o zaświadczeniu, że lokal mieszkalny jest lokalem samodzielnym, zaświadczeniu o zgodności zamierzonego sposobu użytkowania obiektu budowlanego z ustaleniami obowiązującego miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, zaświadczeniu o nadanym numerze identyfikacyjnym w rejestrze REGON i wielu innych zaświadczeniach wydawanych na mocy przepisów szczególnych.

#sprawyadministracyjne

Źródła:

• Jaśkowska Małgorzata, Wilbrandt-Gotowicz Martyna, Wróbel Andrzej, Komentarz aktualizowany do Kodeksu postępowania administracyjnego, LEX/el. 2021
• Karpiuk Mirosław (red.), Krzykowski Przemysław (red.), Skóra Agnieszka (red.), Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz do art. 127-269. Tom III, Wyd.UW-M 2021
• Przybysz Piotr, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, wyd. XIII, WKP 2021
• Kmiecik Zbigniew R., Charakter prawny zaświadczenia a możliwość ustalania i weryfikacji jego treści, PiP 2004/10/58-68