Zgodnie z art. 202 § 2 kodeksu spółek handlowych, w przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, mandat członka zarządu zasadniczo wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Powstaje jednak pytanie, który rok jest „ostatnim pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji” i jak należy rozumieć pojęcie „pełnienia funkcji”?
W pierwszej kolejności należy wskazać, że ustawodawca rozróżnia pojęcie „mandatu” oraz „kadencji”. Mandat rozumieć należy jako umocowanie do sprawowania funkcji. Kadencję z kolei rozumieć należy jako okres, na który zarządca zostaje powołany, stanowiący podstawę do obliczenia okresu sprawowania (pełnienia) funkcji. Okres, w którym przysługuje mandat oraz okres kadencji zasadniczo nie pokrywają się. Choć w literaturze i orzecznictwie rozróżnienie pojęć mandatu i kadencji wywołuje kontrowersje i niejasności, zasadniczo niekwestionowany jest pogląd, zgodnie z którym możliwa jest sytuacja, w której członek zarządu danej spółki pełni funkcję (a zatem sprawuje mandat), mimo iż jego kadencja już upłynęła. Innymi słowy, w takiej sytuacji dopuszczalne jest, by okres w którym przysługuje mandat był dłuższy niż okres kadencji. Wniosek taki niewątpliwie jest uzasadniony potrzebą ochrony interesów spółki poprzez niedopuszczenie do sytuacji, w której dotychczasowi członkowie zarządu utraciliby mandaty, a nowi nie zostaliby jeszcze powołani na ich miejsce, co skutkowałoby tym, że spółka nie posiadałaby zarządu.
Wątpliwości budzi jednak odpowiedź na pytanie, czy mandat może wygasnąć wcześniej niż upływa kadencja. Przykładowo, 3-letnia kadencja może upływać 30 czerwca 2021 roku. Czy w przypadku, gdy zgromadzenie wspólników podejmujące uchwałę w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2020 rok (ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji) odbędzie się wcześniej niż upływa kadencja, np. 15 czerwca 2021 r., w dniu tym wygaśnie mandat członków zarządu?
W literaturze prawa spółek zaprezentowano dwa główne stanowiska dot. możliwości wygaśnięcia mandatu członków zarządu spółki przed upływem ich kadencji. Stanowisko pierwsze, określane jako tzw. koncepcja „prolongacyjna”, zakłada, że mandat nie może wygasnąć wcześniej, niż upływa kadencja. Jako „ostatni pełny rok obrotowy” rozumieć należy zatem ostatni rok obrotowy, który rozpoczął się w trakcie trwania kadencji (choćby pokrywał się z nią jedynie w części). Stosując tę koncepcję, przyjąć należałoby, że jeżeli zgromadzenie wspólników podejmujące uchwałę w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2020 rok, odbędzie się 15 czerwca 2021 r. podczas gdy kadencja członków zarządu trwa do 30 czerwca 2021 r., dojdzie do swoistego „wydłużenia” okresu pełnienia funkcji przez członków zarządu, tzn. będą oni posiadali mandat aż do dnia odbycia zgromadzenia wspólników, podejmującego uchwałę w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2021 rok, a więc do 2022 roku (zakładając oczywiście, że wcześniej nie wystąpią inne przyczyny wygaśnięcia mandatu, np. rezygnacja). Należy przy tym podkreślić, że przepisy k.s.h. nie przewidują czasowego ograniczenia długości kadencji członków zarządu spółki z o.o., w odróżnieniu od spółki akcyjnej, w związku z czym takie przedłużenie sprawowania funkcji nie budzi wątpliwości z punktu widzenia zgodności systemowej.
Konkurencyjna wobec powyższego stanowiska tzw. koncepcja „redukcyjna” zakłada natomiast, że mandat bezwzględnie wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, przy czym jako „ostatni pełny rok obrotowy” rozumieć należy ostatni pełny rok obrotowy, który zakończył się przed upływem kadencji. Jeśli zatem dzień ten przypadnie przed dniem upływu kadencji, kadencja kończy się (zostaje „zredukowana”) w tym samym momencie, tj. w momencie wygaśnięcia mandatu. Przenosząc te rozważania na grunt powyższego hipotetycznego stanu faktycznego przyjąć należałoby, że jeżeli zgromadzenie wspólników, podejmujące uchwałę w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2020 rok, odbędzie się 15 czerwca 2021 r., w dniu tym wygaśnie mandat oraz kadencja, która tym samym ulegnie swoistemu „skróceniu” o 15 dni. Gdyby natomiast zgromadzenie wspólników podejmujące uchwałę w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2020 rok, odbyło się w dniu 1 marca 2021 r., stosowanie koncepcji „redukcyjnej” oznaczałoby, że w dniu tym wygasł mandat oraz zakończyła się kadencja członków zarządu, a tym samym, że kadencja ta uległa skróceniu o niemal 4 miesiące.
Oba poglądy mają licznych zwolenników oraz krytyków w literaturze, za oboma poglądami przemawiają również liczne – mniej lub bardziej trafne – argumenty.
Za koncepcją „prolongacyjną” opowiedział się Sąd Najwyższy w szeroko komentowanej w literaturze uchwale z dnia 24 listopada 2016 r., sygn. III CZP 72/16 (dotyczącej spółki akcyjnej, ale znajdującej odniesienie również do spółki z o.o.), w której sentencji stwierdzono, że ostatni pełny rok obrotowy, o którym mowa w przepisach k.s.h., rozumieć należy jako ostatni rok obrotowy, który rozpoczął się w czasie trwania kadencji członka organu spółki. Uchwała spotkała się z szeroką krytyką w literaturze, w szczególności z uwagi na jej stosunkowo lakoniczne i miejscami nieprzekonywujące uzasadnienie. Rozstrzygniecie to nie ma mocy zasady prawnej, nie stanowi również źródła prawa, nie jest zatem wiążące dla sądów w innych sprawach, jakkolwiek w praktyce może stanowić dla nich istotną wskazówkę interpretacyjną.
Wydaje się, że bezpieczniejsza z punktu widzenia czynności dokonywanych przez członków zarządu, których kadencja zakończyła się, jest wykładnia zgodna z koncepcją „redukcyjną”. Z drugiej jednak strony, jej przyjęcie skutkować może podniesieniem wobec spółki zarzutu postępowania sprzecznego z wykładnią Sądu Najwyższego, opowiadającego się za koncepcją „prolongacyjną”. Nie należy zatem wykluczać, że w najbliższych latach wykładania zaprezentowana przez Sąd Najwyższy zostanie przyjęta w spółkach jako powszechnie obowiązujący standard.
