W ostatnim czasie, obserwujemy upowszechnienie dokonywania czynności prawnych w formie elektronicznej, w szczególności w stosunkach gospodarczych. Forma ta zyskuje na popularności między innymi za sprawą trwającego od ponad roku stanu epidemii, jak i tzw. ruch paperless. Oczekując na zapowiadaną reformę dotyczącą informatyzacji postępowania cywilnego, chcemy przedstawić pewien ciekawy problem praktyczny, z jakim spotkaliśmy się w postępowaniu przed Krajowym Rejestrem Sądowym w istniejącym stanie prawnym.
Inspiracją dla przygotowania tej publikacji jest problem praktyczny, z którym spotkał się nasz zespół. Prosimy o potraktowanie tego artykułu raczej jako głosu w dyskusji o digitalizacji postępowań sądowych z perspektywy osób, którym udało się jednostkowo pomyślnie rozwiązać pewien problem, niż jako dogłębną analizę prawną.
Oryginał dokumentu elektronicznego – czyli co?
Dnia 1 lipca 2021 r. ma wejść w życie, już kilkukrotnie przekładana w czasie, zmiana w prawie mająca na celu m.in. pełną elektronizację postępowania rejestrowego[1]. Po wejściu planowanych przepisów w życie, wnioski dotyczące podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców będą składane wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, a więc dokumenty elektroniczne będą mogły być załączane do wniosków w oryginale bez problemów technicznych. Choć Ministerstwo Sprawiedliwości zapowiada utrzymanie tego terminu, warto być przygotowanym na ewentualne dalsze odroczenie oczekiwanej przez wszystkich reformy.
Obecnie, poza trybem S24, wciąż wymagane jest złożenie wniosku o wpis zmian do Krajowego Rejestru Sądowego w formie tradycyjnej („papierowej”). Do czasu wejścia w życie wspomnianej nowelizacji, pojawiają się praktyczne problemy związane ze składaniem wniosku drogą tradycyjną, w szczególności – w jaki sposób do wniosku takiego załączyć dokumenty źródłowe dla wpisu (umowy, uchwały, itp.) w formie elektronicznej, w sytuacji, w której przepisy postępowania cywilnego wymagają, aby „dokumenty stanowiące podstawę wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego albo podlegające złożeniu do akt rejestrowych” składano „w oryginałach albo poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach”.
Forma elektroniczna, choć z mocy prawa jest równorzędna formie pisemnej, to jednak stanowi odrębną formę dokonania czynności prawnej, a nie jedynie postać formy pisemnej[2]. Strony decydują się wybór formy elektronicznej czynności, w której czynność ta istnieje później w obrocie. Zwykły wydruk dokumentu elektronicznego nie może być potraktowany jako „oryginał” albo mający „moc oryginału”.
Studium pewnego przypadku
Dobrym zobrazowaniem tego problemu może być procedura zgłoszenia do rejestru zmian w zakresie podwyższenia kapitału zakładowego spółki akcyjnej dokonanego w trybie subskrypcji prywatnej. Kodeks spółek handlowych wymaga w tym przypadku załączenia do wniosku o wpis zmian do Krajowego Rejestru Sądowego m.in. umowy objęcia akcji. Przepisy prawa nie przewidują przy tym dla tej umowy formy szczególnej[3]. Uczestnicy obrotu mogą więc w celu jej zawarcia zdecydować się również na formę elektroniczną, którą to wybierają coraz częściej.
Kodeks cywilny przewiduje z kolei, że dla zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Z samej natury tej formy wynika, że „oryginał” tak dokonanej czynności istnieje tylko w formie cyfrowej. Rozsądnym rozwiązaniem przy składaniu wniosku do Krajowego Rejestru Sądowego, wydawałoby się więc załączenie do wniosku pliku z umową podpisaną kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi np. na nośniku informacji typu pendrive. Jak się jednak okazuje, z praktyki sądów wynika, że taki zabieg może okazać się niewystarczający.
Choć „oryginałem” umowy zawartej w formie elektronicznej jest jej elektroniczna wersja opatrzona kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi, to załączenie do wniosku rejestrowego umowy jedynie w takiej wersji może być ryzykowne ze względu na wciąż jeszcze niedostateczną informatyzację sądów oraz zawodność samych nośników, które mogą na przykład okazać się niekompatybilne z sądowym sprzętem komputerowym.
Z drugiej strony, jeżeli wnioskodawca zdecyduje się załączyć do wniosku również wydruk takiej umowy w celu zapewnienia dodatkowej możliwości wglądu sądu w jej treść, musi mieć na uwadze, że wydruk stanowi tylko wizualizację dokumentu elektronicznego tj. prezentację jego treści w formie czytelnej dla człowieka, umożliwiającej zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie[4].
W praktyce spotkaliśmy się z przypadkami wezwania przez sąd do uzupełnienia braków takiego wniosku ze wskazaniem konieczności jego uzupełnienia w zakresie dokumentu źródłowego dla wpisu, poprzez żądanie przedstawienia urzędowego poświadczenia za zgodność z oryginałem wydruku umowy objęcia akcji, a więc przez poświadczenie notarialne.
Świat prawny nie do końca cyfrowy
W obecnym stanie prawnym, zasadniczo nie ma podstaw do przeniesienia czynności („konwersji”) z formy elektronicznej na formę pisemną, która pozwalałaby na „materializację” dokumentu na potrzeby obrotu z mocą oryginału[5]. Dotyczy to w szczególności braku podstaw dla poświadczenia, ze skutkiem nadania odpisowi równoważności dla oryginału, dokumentu elektronicznego w postaci „papierowej”.
Wyjątkiem od wskazanej zasady jest obecnie art. 31zze ust. 1 i ust. 2 z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tj. Dz.U.2020.1842), który umożliwia notariuszom w określonych uwarunkowaniach zrównanie wydruku dokumentu opatrzonego datą pewną przez notariusza z dokumentem elektronicznym.
Natomiast Prawo o notariacie dopuszcza jedynie poświadczenie wybranych czynności, elektroniczne poświadczenie zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem oraz stwierdzenie zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem. Nie ma więc obecnie możliwości „tradycyjnego poświadczenia” przez notariusza wydruku odzwierciedlającego np. treść umowy zawartej w formie elektronicznej jako odpisu poświadczonego urzędowo. Choć stosuje się w obrocie, np. na potrzeby postępowań w sprawie udzielenia zamówienia, „przeniesienie” dokumentów z postaci pisemnej do elektronicznej poprzez ich elektroniczne poświadczenie przez notariusza w trybie art. 97 §2 Prawa o notariacie, brak jest w naszym systemie prawnym ścieżki umożliwiającej drogą odwrotną.
Cyfrowa furtka
Prawo przewiduje jednak ogólną kompetencję notariusza w postaci spisywania protokołów w formie aktu notarialnego. Art. 104 § 3 Prawa o notariacie stanowi, że „Notariusz spisuje również protokoły […] w celu stwierdzenia przebiegu pewnych czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne, a w szczególności dotyczące stawiennictwa stron i złożonych przez nie oświadczeń, a także – na żądanie strony stawającej – niestawiennictwa strony drugiej”. Nie ma więc przeszkód prawnych, aby notariusz sporządził protokół otwarcia, weryfikacji podpisów elektronicznych i wydruku dokumentu elektronicznego. Integralną część takiego aktu notarialnego jako jego załącznik stanowić może wydruk umowy zawartej w formie elektronicznej.
W wyniku takiego działania, choć nie jest możliwe „poświadczenie” dokumentu elektronicznego w formie „papierowej”, z mocą oryginału, to uzyskujemy poświadczenie w formie nie-cyfrowej czynności notarialnej, obejmującej potwierdzenie treści czynności dokonanej w formie elektronicznej. Dokument ten korzysta z domniemania zgodności z prawdą tego, co zostało w nim urzędowo zaświadczone, a więc podmiot rejestrowy dysponuje urzędowym poświadczeniem, że treść czynności prawnej i wydruk pochodzi z oryginalnego dokumentu elektronicznego.
Przedstawiony przez nas problem dotyczy w szczególności postępowania rejestrowego, ale ma odniesienie do wszystkich wypadków, gdy należy przedstawić w postaci materialnej „oryginał” dokumentu elektronicznego. Najbardziej optymalnym rozwiązaniem zarysowanych problemów byłoby dostosowanie przez ustawodawcę przepisów o postępowaniu przed sądem rejestrowym do elektronicznej formy czynności prawnej, tak aby uniknąć pojawiających się wątpliwości i rozbieżności w tym zakresie w praktyce sądów, albo szerokie wprowadzenie możliwości „konwersji” przez notariuszy czynności elektronicznych na pisemne na wzór art. 31zze ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.
#zmianyprawa, #postępowaniecywilne, #postępowanierejestrowe, #informatyzacja, #dokumentelektroniczny
[1] Zmiany wprowadzone ustawą z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustawa zmienioną ustawą z dnia 21 stycznia 2021 r. (Dz.U. z 2021 r. poz. 187).
[2] P. Sobolewski [w]: K.Osajda (red.), Kodeks cywilny. Komentarz, art. 781, Warszawa 2020.
[3] Por. np. A. Kidyba, M. Michalski, 2. Podwyższenie kapitału zakładowego w trybie subskrypcji prywatnej [w:] A. Kidyba, M. Michalski, Spółka akcyjna, Warszawa 2014.
[4] Por. § 2 ust. 9 z dnia 14 września 2011 r. Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz.U z 2018r., poz. 180).
[5] Por. wystąpienie pana Szymona Posadzego opublikowane w serwisie Polskiego Instytutu Notarialnego: http://polinot.pl/prezentacja-dotyczaca-weryfikacji-dokumentow-elektronicznych.
