Każdy przedsiębiorca zawierający umowy handlowe spotyka się z karami umownymi, przy czym raz będzie stroną, którego interes kara umowna będzie zabezpieczać, a w innym przypadku kara umowna będzie go obciążać. Bez względu na to, po której stronie występujemy wysokość kary umownej ma znaczenie. Skąd wiedzieć czy wysokość kary umownej jest odpowiednia? Czy istnieją granice w określeniu wysokości kary umownej? Czy kara umowna może kumulować się bez ograniczeń? Co się stanie gdy kara umowna okaże się zbyt niska ?

Ustawowe regulacje

Zgodnie z art. 484 par. 1 kodeksu cywilnego: „W razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania kara umowna należy się wierzycielowi w zastrzeżonej na ten wypadek wysokości bez względu na wysokość poniesionej szkody. Żądanie odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary nie jest dopuszczalne, chyba że strony inaczej postanowiły.” Co powinien wiedzieć przedsiębiorca po przeczytaniu tego przepisu?

• strony mogą co do zasady dowolnie określić wysokość kary umownej; w razie zaistnienia okoliczności uprawniających do naliczenia kary umownej należy się kara określona w umowie między stronami; przepisy nie przewidują żadnych sztywnych kar, ani nie narzucają górnej granicy kar umownych;
• zasadniczo kara umowna stanowi pewnego rodzaju umowne odszkodowanie, więc nie będzie można dochodzić dalszego odszkodowania w sytuacji, gdy okaże się, że zapłata kary umownej nie doprowadzi do pełnego naprawienia szkody;
• wyjątkiem od powyższego jest wyraźne określenie w umowie, że niezależnie od kar umownych strona może żądać zapłaty odszkodowania. Bez takiego postanowienia, nie będzie można dochodzić naprawienia szkody ponad kwotę kary umownej.

Rodzaje kar umownych

Kary umowne mogą zostać określone kwotowo lub procentowo, można wprowadzić stałą karę lub karę związaną z upływem czasu np. za każdy dzień, tydzień czy nawet godzinę. W przypadku kar stałych w praktyce spotykane są kary w wysokości do 30%. W przypadku kar okresowych kary dzienne zwyczajowo wynoszą do 1% wynagrodzenia za każdy dzień opóźnienia. Poniżej przykładowe postanowienia przewidujące karę umowną.

Przykład 1

W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiający może żądać zapłaty kary umownej w wysokości 10% wynagrodzenia umownego netto.

Przykład 2

W przypadku niedotrzymania terminu wykonania umowy przez Wykonawcę, Zamawiający uprawniony jest do żądania zapłaty kary umownej w wysokości 0,5% wynagrodzenia umownego netto za każdy dzień opóźnienia. Maksymalna kara umowna wynosi 30% wynagrodzenia umownego netto. Zamawiający uprawniony jest do żądania zapłaty odszkodowania niezależnie od zastrzeżonych kar umownych aż do pełnego pokrycia szkody.

Przykład 3

W przypadku braku dostarczenia dokumentacji gwarancyjnej wraz z towarem, Sprzedawca zapłaci Kupującemu karę umowną w kwocie 300 zł.

Jak prawidłowo określić wysokość kary umownej?

Po pierwsze należy przenalizować jaka może być potencjalna szkoda za naruszenie zobowiązań kontraktowych i do takich ustaleń dostosować wysokość kary umownej. Jeżeli nie jesteśmy w stanie oszacować wysokości szkody, to należy pamiętać o tym, aby w umowie dodać zastrzeżenie o możliwości dochodzenia odszkodowania, ponieważ bez takiego zastrzeżenia nie będzie możliwe dochodzenie od kontrahenta żadnych dodatkowych kwot.

Kara umowna powinna być również tak określona, aby już przy zawarciu umowy można było ustalić lub obliczyć jej wysokość. Nieprawidłowe określenie wysokości może doprowadzić do uznania postanowienia dot. kary umownej za nieważne. Jeżeli strony nie ustalą w umowie wprost kwoty kary umownej, to powinny wprowadzić taki miernik jej wyliczenia, aby chodziło jedynie o dokonanie w przyszłości (gdy zajdą przesłanki naliczenia tej kary) działania o charakterze wyłącznie arytmetycznym, bez konieczności ustalenia podstawy, od której będzie uzależniona wysokość kary umownej. W przeciwnym razie postanowienie umowne będzie nieważne, jako sprzeczne z art. 483 § 1 KC [Wyrok Sądu Najwyższego – Izby Cywilnej z dnia 3 października 2019 r. I CSK 280/18]. W przedmiotowej sprawie strony w umowie przewidziały zakaz prowadzenia działalności konkurencyjnej. Za naruszenie zakazu strony zastrzegły w umowie karę umowną w wysokości stanowiącej równowartość trzykrotności wartości wszystkich zbiórek dokonanych przez doradcę finansowego w trakcie ostatniego kwartału obowiązywania umowy. Takie określenie kary umownej nie pozwala na ustalenie jej wysokości, ponieważ w momencie zawarcia umowy nie jest znana podstawa do obliczenia kary – wartość zbiórek za ostatni kwartał obowiązywania umowy.

Z powyższego orzeczenia, wynika, że aby postanowienie przewidujące karę umowną było ważne muszą zostać spełnione następujące warunki:

• postanowienie powinno określać zobowiązanie lub obowiązek, którego niewykonanie lub nienależyte wykonanie zaktualizuje możliwość żądania zapłaty kary umownej, czyli kolokwialnie rzecz ujmując za co kara umowna ma być przewidziana;
• wskazanie wysokości kary umownej, jaką w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy jest zobowiązany zapłacić kontrahent, przy czym określenie wysokości nie oznacza, że kara musi być określona kwotowo, dopuszczalne jest również określenie miernika wysokości, np. procent czy ułamek wartości rzeczy albo innej sumy (np. wynagrodzenia), ale w takim wypadku ustalenie wysokości kary umownej powinno nastąpić na podstawie prostego działania matematycznego. Natomiast przyjęcie konstrukcji prawnej zakładającej ustalanie w przyszłości podstawy naliczania kary umownej nie będzie prawidłowe.

Z powyższego należy więc wyprowadzić wniosek, że wysokość kary umownej powinna być znana w momencie zawarcia umowy. W tym miejscu watro podkreślić, że w przypadku kar naliczanych za opóźnienie liczonych za pewne okresy bezpieczniej będzie wprowadzić górną granicę kary umownej, bo tylko wtedy będzie możliwe ustalenie kwoty kary umownej przy zawarciu umowy. Przykładowo, jeżeli umowa przewidywałaby karę umowną za opóźnienie wynoszącą 0,5% wynagrodzenia za każdy dzień, a wynagrodzenie wynosiłoby 10.000,00 zł, to z uwagi na brak możliwości przewidzenia okresu opóźnienia (zdarzenie przyszłe) nie będzie możliwe ustalenie kwoty kary umownej przy zawarciu umowy. Dlatego, warto wprowadzić do umowy maksymalną karę umowną, która może wynosić np. 30% wynagrodzenia, ponieważ wtedy będzie znana górna granica kary umownej i będzie możliwe ustalenie kwotowej wysokości kary.

Dlaczego warto dobrze określić wysokość kary umownej?

Kara umowna ma bardzo praktyczne znaczenie w umowach handlowych. Prawidłowe określenie jej wysokości pozwoli na należyte zabezpieczenie interesów przedsiębiorcy. Nieprawidłowe określenie wysokości kary umownej może spowodować uznanie kary umownej za nieważną i pozbawić przedsiębiorcy prawa do jej dochodzenia.

Zasadniczo nawet w przypadku, gdy kontrahent nie płaci kary umownej, to dochodzenie jej na drodze sądowej jest dużo łatwiejsze niż dochodzenie odszkodowania, ponieważ przesłanki, które trzeba wykazać to w zasadzie fakt zastrzeżenia kary w umowie, fakt niewykonania zobowiązania i wysokość kary umownej. Przy dochodzeniu odszkodowania postępowanie sądowe jest dużo bardziej skomplikowane, ponieważ należy wykazać dodatkowe przesłanki, w tym wysokość odszkodowania, co pociąga za sobą konieczność przeprowadzenia opinii przez biegłego. Takie postępowania są długotrwałe i przeważnie wymagają poniesienia wyższych kosztów.

O czym warto pamiętać określając karę umowną?

• ustal jaka jest potencjalna wysokość szkody i określ wysokość kary umownej na tym poziomie;
• jeżeli nie jesteś w stanie ustalić wysokości potencjalnej szkody to należy w umowie dodać zastrzeżenie o możliwości dochodzenia odszkodowania ponad kary umowne;
• wysokość kary umownej powinna być ustalona w taki sposób, aby kwota kary umownej była znana już przy zawarciu umowy, przy czym sama kara umowna może być określona kwotowo lub procentowo;
• prawidłowe określenie kary umownej pozwoli na szybsze uzyskanie zapłaty i w lepszy sposób zmobilizuje kontrahenta do należytego wykonania umowy.