Nowe Prawo zamówień publicznych (ustawa z 11.09.2019r.) zmieniło maksymalne terminy w jakich wykonawca może pozostawać związany ofertą, a także doprecyzowało zasady przedłużania okresu związania ofertą. Wyklucza ono również możliwość dokonania samodzielnego przedłużenia okresu związania przez wykonawcę.
Przepisy PZP nie określają wprawdzie czym jest stan związania ofertą, można jednak przyjąć, że związanie ofertą oznacza brak możliwości zmiany lub wycofania oświadczenia złożonego przez wykonawcę w ramach oferty. Stan ten obowiązuje w okresie związania ofertą, wyznaczanym przez zamawiającego. Zasadniczą funkcją związania ofertą jest ochrona interesu zamawiającego, dzięki czemu ma on pewność co do stabilności i stałości treści złożonej oferty mimo upływu czasu. Z drugiej strony terminy związania ofertą zapewniają ochronę również wykonawcy, dając mu – w razie upływu terminu – możliwość uchylenia się od zawarcia umowy w przypadku utraty zainteresowania takim działaniem.
Maksymalny okres związania ofertą
Wykonawca zaczyna być związany ofertą od dnia, w którym upływa termin składania ofert. Wtedy nie może on już wycofać swojej oferty. Stan związania trwa do końca terminu wskazywanego przez zamawiającego w dokumentacji, a zamawiający obowiązany jest do wskazania konkretnej daty końcowej. Zamawiający ma swobodę w określeniu liczby dni składających się na termin związania ofertą, o ile nie przekraczają one maksymalnego okresu związania ofertą. W przypadku zamówień publicznych, których wartość osiąga progi unijne, wydłużono maksymalne okresy związania ofertą względem uprzedniej ustawy PZP (obowiązującej do 31.12.2020 r.). Zgodnie z art. 220 ust. 1 nowego PZP jeżeli wartość zamówienia dla robót budowlanych jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20 000 000 euro, a dla dostaw lub usług – 10 000 000 euro, wykonawca może być związany ofertą maksymalnie przez okres 120 dni (wg poprzedniej ustawy PZP – 90 dni), a w pozostałych przypadkach przez okres 90 dni (dotychczasowo 60 dni). Maksymalny okres związania ofertą pozostał jednak niezmieniony względem zamówienia o wartości mniejszej niż progi unijne. W takim przypadku wykonawca może nadal być związany ofertą maksymalnie na 30 dni.
Zasady przedłużenia okresu związania ofertą w poprzedniej ustawie PZP
Wedle art. 85 ust. 2 poprzedniej ustawy PZP wykonawca samodzielnie lub na wniosek zamawiającego mógł przedłużyć termin związania ofertą, z tym że zamawiający mógł tylko raz, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni. Na gruncie uprzednio obowiązującej ustawy PZP można było dostrzec wiele wątpliwości związanych z instytucją przedłużenia okresu związania ofertą, a w celu ich rozjaśniania zachodziła potrzeba odpowiedniego posiłkowania się dorobkiem orzecznictwa. Niejasność powyższego przepisu była dodatkowo problematyczna z uwagi na fakt, iż w razie niewyrażenia przez wykonawcy zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, wykonawcy groziła poważna sankcja w postaci odrzucenia jego oferty.
Przepis nie dawał odpowiedzi co do sposobu, w jaki wykonawca miałby wyrazić zgodę na przedłużenie terminu. Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że w przepisie posłużono się sformułowaniem „nie wyraził zgody” a nie „odmówił wyrażenia zgody na przedłużenie terminu związania ofertą„, co świadczyło o niedopuszczalności wyrażenia przez wykonawcę zgody w sposób dorozumiany (Wyrok KIO z dnia 27.10.2020 r., KIO 2405/20). Przyjmowano, że wykonawca zobowiązany był do wyrażenia zgody w postaci złożenia wyraźnego i jednoznacznego oświadczenia skierowanego do zamawiającego, przy uwzględnieniu zasady pisemności wyrażonej w art. 9 poprzedniej ustawy PZP, a zatem oświadczenia utrwalonego na piśmie. Brak aktywności wykonawcy, polegający na przemilczeniu wniosku zamawiającego, skutkował odrzuceniem oferty. Niezbędne pozostawało również złożenie oświadczenia wyrażającego zgodę w odpowiednim terminie, tj. w okresie, kiedy wykonawca jeszcze pozostawał związany ofertą. Spóźnione oświadczenie powodowało te same skutki, co całkowity brak jego złożenia.
Komplikację mogło rodzić również wybranie najkorzystniejszej oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w sytuacji gdy do wykonawców został chwilę wcześniej złożony wniosek o wyrażenie zgody na przedłużenie okresu związania ofertą. Stawiało to wykonawców, których oferta nie została wybrana, przed dylematem, czy z ostrożności powinni oni złożyć oświadczenie wyrażające zgodę (i być związanymi ofertą na dalszy okres pomimo dostrzegania niskiej szansy na ewentualne zawarcie umowy) z uwagi na możliwość odrzucenia oferty wykonawcy, uznanej pierwotnie za najkorzystniejszą na skutek postępowania odwoławczego, czy raczej nie odpowiadać na wniosek zamawiającego.
Doprecyzowanie reguł przedłużenia okresu związania ofertą w nowej ustawie PZP
Powyżej dostrzeżone wątpliwości zostały zasadniczo wyjaśnione w treści nowych przepisów poświęconych przedłużeniu terminu związania ofertą. Przepisy art. 220 ust. 3 i 4 oraz art. 307 ust. 2 i 3 nowej ustawy PZP precyzują omawiane reguły. W obecnym stanie prawnym zamawiający występuje z wnioskiem o wyrażenie zgody na przedłużenie tylko gdy przed upływem terminu związania ofertą nie nastąpi wybór najkorzystniejszej oferty – w razie dokonania wyboru oferty najkorzystniejszej oferty wykonawców, którzy nie złożyli oświadczenia zasadniczo nie powinny być odrzucane przez zamawiającego. Nowe przepisy mówią także, że zamawiający „zwraca się” z wnioskiem, co może sugerować, że w obecnym stanie wystąpienie z wnioskiem stanowi obowiązek a nie uprawnienie zamawiającego. Kwestia ta na razie nie została jednak rozstrzygnięta w doktrynie.
Sprecyzowano także sposób, w jaki wykonawca ma wyrazić zgodę na przedłużenie terminu związania ofertą. W postępowaniach opartych na nowej procedurze wymaga się złożenia przez wykonawcę pisemnego oświadczenia. Kwestia oświadczeń dorozumianych została zatem ostatecznie rozstrzygnięta. Wymóg złożenia pisemnego oświadczenia powinien być rozumiany zgodnie z definicją pisemności, zawartą w art. 7 pkt 16 nowej ustawy PZP, jako sposób wyrażenia informacji przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich, które można odczytać i powielić, w tym przekazywanych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
O ile pierwotne maksymalne terminy związania ofertą dotyczące postępowań o wartości osiągających progi unijnych zostały wydłużone, w jednym przypadku w ustawie doszło do skrócenia maksymalnego terminu związania ofertą. Przedłużenie terminu związania ofertą w postępowaniach o wartości poniżej progów unijnych może nastąpić na maksymalnie 30 dni, a nie – jak dotychczas – 60.
Rezygnacja z samodzielnego przedłużania terminu związania ofertą przez wykonawcę
W obecnym stanie prawnym istnieje możliwość przedłużenia terminu związania ofertą jedynie na wniosek zamawiającego. Zmiana ta jest o tyle istotna, że wykonawcy wcześniej mogli z własnej inicjatywy dokonywać przedłużenia wielokrotnie. Na tym tle komunikat wydaje się jasny: w procedurze można się spodziewać przedłużenia okresu związania ofertą tylko raz. Uważa się, że zmiana ta ma działać w sposób mobilizujący na zamawiającego i motywować go do sprawniejszego wybrania określonej oferty, co powinno pozostawać zgodne z ekonomiką postępowań opartych o PZP.
